VERSLAG ALV VAN 28 JANUARI 2020 Opening en vaststellen van de agenda. Om 20.00 uur opent de voorzitter de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 34 leden hebben de presentielijst getekend. Piet geeft vooraf aan dat 2019 een goed jaar is geweest al zijn er nu wel wat problemen met de trainers. Er zijn 4 trainers en Ben Coenders geeft nu de spelers van tennis + training maar dit wordt zo spoedig mogelijk teruggebracht naar 2 trainers. Joffe moest op korte termijn op zoek naar een vervanger voor Cas, die in december aangegeven heeft dat hij nog 2 dagen training wilde geven. Er is nu een noodoplossing en hiervoor wordt begrip gevraagd. Voorts geeft Piet aan dat bij de andere tennisverenigingen sprake is van terugloop van leden en bestuurswisselingen nu o.a. de voorzitters van Grootven en Harava stoppen. De zorgen hierover zijn besproken met de gemeente. Piet is trots op de Haanenbergh, wij hebben een volledig bestuur, zijn sportief en financieel gezond en zijn blij met alle vrijwilligers die bij de Haanenbergh zijn. Bericht van verhindering ontvangen van: Bart van de Bergh, Marjoke van de Bergh, Annette Bolder, Els Frederiks, Sharon Hummeling, Theo Janssen, Renate Klaassen, Rien Klaassen, Nelly Michiels, Martien Scheeren, Ellen Sengers, Philip Tersmette, Cor Wessels en Miriam Zwetsloot. Ingekomen stukken. Er is een ingekomen vraag van Marijke Peters. Zij geeft het volgende aan. Op maandag en dinsdag is het heel druk, iedereen wil afhangen. Nu is er een groep die om 19.00 uur les heeft en vantevoren al voor 20.00 uur afhangt. Dan is er een gat van een half uur en moet er gewacht worden. Wat is hieraan te doen? In het baanreglement staat niet dat het niet mag, doorhangen mag ook zelfs. Het bestuur wil het baanreglement aanpassen. Heeft de ALV nog ideeën? Bij het vorige bord met alleen pasjes was dit probleem er niet, er waren vaste tijden. Vanuit de ALV wordt aangegeven dat eerder door het bestuur nooit goed gevonden is dat iemand van de training naar de andere baan loopt. Het is of voor de training afhangen of na de training. Een idee vanuit het bestuur zou zijn dat maximaal 45 minuten afgehangen kan worden. Of dat je pas mag afhangen als je de baan afkomt. Op het moment dat je op de baan staat, mag je dan niet afhangen. We nemen het mee in de bestuursvergadering, passen het baanreglement aan en dan zal het bestuur het baanreglement in de nieuwsbrief zetten. Vaststelling verslag van de ALV van 29 januari 2019. Zonder wijzigingen wordt het verslag goedgekeurd. Jaarverslag bestuur (voorzitter) en mededelingen vanuit het bestuur. Piet haalt enkele punten uit het verslag naar voren. We kunnen tevreden zijn over de open toernooien, de inkomsten zijn goed hoog geweest, vooral bij het Keuken Bad toernooi. De commissie van de kantine en de commissie van Ineke heeft goed werk verricht. Verder zijn we erg tevreden over tennis +; we zijn maatschappelijk betrokken als club en er is een aantal leuke toernooien geweest. Het bestuur is blij dat we de deelnemers van tennis+ een kans kunnen geven om leuk te tennissen. Ben Coenders geeft nu de training van tennis+ totdat er een trainer vanuit de Joffe van der Heijden school is. Het lukt ook steeds om nieuwe mensen te vinden voor de verschillende commissies. We hebben nieuwe bestuursleden en een nieuwe bardienst planner. Ook is er iemand gevonden die de taak van vertrouwenspersoon op zich heeft genomen. Op het KNLTB jaarcongres werd gesproken hoe een club draaiende gehouden kan worden. Vooral van belang is een positieve clubcultuur en daar moeten we met zijn allen aan werken. Daarom loopt het bij de Haanenbergh ook goed, iedereen draagt zijn steentje bij. De KNLTB heeft nieuwe toernooivormen bedacht en wil af van toernooien van 14 dagen. De WTK is verzet naar juni en er komt voor toernooien een andere planning. Commissies: de verslagen van de diverse commissies vindt u op www.haanenbergh.nl Indien nodig, kan de commissie voorzitter vragen beantwoorden over het jaarverslag. Afscheid en benoemen commissie leden. Accommodatiecommissie Robert van Zalinge is gestopt als voorzitter. Jan van Woezik is de nieuwe voorzitter. Barcommissie Bas Moser is gestopt als voorzitter. Dennie Bulkens is de nieuwe voorzitter. Bardienst indeling Chantal de Groot is gestopt. Ed Velthuizen en Henk Uland hebben deze taak overgenomen. Competitie commissie Geen wijzingen. Vacatures. 50+ commissie geen wijzigingen. Internetcommissie Geen wijzigingen. Jeugdcommissie: Maarten de Vos is gestopt. Nieuw lid is Cas van de Vegt. Vacature. Sponsorcommissie Geen wijzigingen. Vacatures. Tennis+ Geen wijzigingen. TOC Geen wijzigingen. Vacatures Verslag kascommissie. Ed Velthuizen leest het verslag voor: “ De kascommissie bestaat uit Ed Velthuizen, Theo Jansen en Peter van den Heuvel en is benoemd door de Algemene ledenvergadering van februari 2019. Ed Velthuizen en Peter van den Heuvel hebben op 23 januari 2020 de rekening en verantwoording van het bestuur over het verenigingsjaar 2019 onderzocht. Wij hebben de beschikking gehad over alle gewenste bescheiden en een duidelijke toelichting ontvangen op onze vragen inzake de balans per 31 december 2019 en de staat van baten en lasten over 2019, alsmede de grootboekrekeningen 2019. Tevens hebben wij de banksaldi per 31 december 2019 gecontroleerd. We zijn van mening dat de balans per 31 december 2019, de resultatenrekening 2019 en de banksaldi een getrouw beeld geven van het handelen van het bestuur en de financiële toestand van de vereniging. We adviseren de Algemene ledenvergadering dan ook de financiële verslaglegging over 2019 goed te keuren en derhalve de penningmeester te bedanken voor de werkzaamheden en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid. Adviezen: Gezien de dalende marge van de baromzet, adviseren wij de inkoop- en verkooprijzen kritisch te bezien; De energiekosten (gas en elektriciteit) zijn 53 % hoger uitgekomen dan het budget. Wij adviseren de oorzaak hiervan te analyseren en eventueel maatregelen te nemen. “ Verantwoording jaarrekening 2019. Willem licht een en ander toe aan de hand van een presentatie: Lagere baropbrengst, mindere bezetting toernooien, Vanaf Keuken & Bad wel weer positieve tendens, Geen WTK-finaleweekend Voor wat betreft de energiekosten staat de vraag nog uit hoe het komt dat de kosten hier hoger voor zijn geworden. Naschrift: de hoge kosten komen waarschijnlijk omdat de thermostaat vaak te hoog heeft gestaan op tijden dat er niemand in het clubhuis was. De thermostaat zal worden aangepast zodat dit niet meer kan gebeuren. De kosten voor de trainers zijn hoger uitgevallen. Vanuit de ALV komt de vraag hoe dit komt omdat er altijd gezegd is dat de training kostendekkend zou zijn. Dit komt nu omdat er extra geld uitgegeven is aan kledinggeld voor de jeugd, de taakuren nu ook betaald worden aan de trainer en er een miscalculatie is geweest voor de trainingen. In 2020 is dit nu wel meegenomen. De trainingen voor de jeugd hebben wel een vastgezette prijs per uur hetgeen afgestemd is met de andere clubs. Het kan zijn dat er 4 deelnemers zijn en dan leggen we er op toe, bij 8 personen levert het geld op. Bij de senioren wil dit echter fluctueren. Balans: Lagere baropbrengst, lagere kosten Hogere lasten trainers Hogere last onderhoud Hogere last commissies en toernooien door lagere bezetting Voor wat betreft de tennisbanen, subsidieert de gemeente 2/3 hiervan en hebben we een instapbijdrage moeten doen van € 50000 maar dit is conform we vorig jaar hebben toegelicht over de RSA. De offertes voor de banken waren vrij hoog en het is dan ook de vraag of we kunnen investeren in nieuwe banken of dat dit gefaseerd gaat worden. We kijken ook naar een nieuwe sloten systeem, zodat de sleuteladressen niet meer nodig zijn. Dat is iedereen met eigen KNLTB pasje gemachtigd is voor een dag deur open te maken als men bardienst heeft en hebben commissieleden en bestuursleden pasje hebben. Goedkeuring jaarrekening 2019. De jaarrekening wordt goedgekeurd. Vaststellen contributie 2020. De contributie is aangepast met een prijsindexcijfer van 1,2% De contributie voor 2020 wordt: donateur/slapend € 19 (19) junior € 83 (81) senior € 123 (120) 60+ € 82 (80) kwartaal lid senioren € 44 (43) kwartaal lid junioren € 30 (29,50) Studentlidmaatschap € 83 (81) Tennis+ € 75 (75) Vanuit de ALV wordt gevraagd of het niet zinvol is om algemene verhoging te doen van € 5-10 gelet op de kosten die nog komen. Het is te overwegen, energiekosten is iets niet goed gegaan, extra inkomsten komen er nog wel dus noodzakelijk is het nog niet. Het bestuur zal het nog bespreken. Als het niet nodig is, dan moet je het niet doen. Vaststelling begroting 2020. Opmerkingen: Trainingskosten gaan we scherp op inzetten dat die kostendekkend zijn Inkopen bar dalen omdat hogere marge willen rekenen. € 25000 voor de banken zie je niet terugkomen, dit wordt in balans in 30 jaar afgeschreven, dit willen we niet in een keer uitgeven, daarom gefaseerd banken vervangen. Benoeming kascommissie (artikel 11 HH-reglement). Formeel is Peter van den Heuvel aftredend; maar Peter wil doorgaan. Ed wil uitstappen. Vanuit de ALV is er niemand bereid om in de kascommissie te komen. Er zal een oproep gedaan worden aan iedereen om voor 1 maart zich aan te melden. Verkiezing bestuur: Aftredend en herkiesbaar. Piet Derks (voorzitter). Er hebben zich geen nieuwe kandidaten gemeld zodat Piet weer herkozen wordt. Aftredend en herkiesbaar: Willem van Deelen (penningmeester) maar wel met kanttekening dat OBC meer gaat doen. Aftredend en niet meer herkiesbaar: Bas Moser (horeca). Het bestuur stelt in zijn plaats voor: Dennie Bulkens Wegens omstandigheden heeft Robert van Zalinge zijn functie neergelegd. Het bestuur stelt in zijn plaats voor: Jan van Woezik Petra van Nimwegen heeft zich bereid verklaard de functie voor de jeugd in het bestuur te willen vervullen. Benoeming ereleden en lid van verdienste. Henk van Gemert wordt benoemd tot lid van verdienste. Wat zijn de speerpunten voor 2020: Sociaal veiligheidsplan: elke club moet dergelijk plan hebben, per 1-1-2020 is dit verplicht, Piet heeft plan geschreven; o.a. waar je terecht kunt als calamiteit is of klacht, intimidatie e.d. Als vertrouwens contactpersoon is Philip Tersmette bereid gevonden dit te doen; alle verenigingen gaan op zoek naar vertrouwenspersoon; Peter Tax is vertrouwenspersoon van 5 verenigingen; er zullen meer leden een VOG krijgen o.a. Bestuursleden, commissievoorzitters; er is een werkgroep, die beleid hiervoor heeft gemaakt en verder zal uitwerken. Niet alle trainers hebben een VOG, Antoine en Piet hebben hier overleg over gehad met Joffe en dit wordt opgelost. Nieuwe banken: er ligt een offerte voor verhoging waar banken op komen staan; het gaat een dure grap worden. Er komt een nieuwe betegeling, er zijn 2 offertes waaruit een keuze moet worden gemaakt, de offertes moeten nog goedgekeurd worden. Het zou gaan om 28 banken en 5 plateaus. We gaan kijken naar roestvrijstalen banken, die makkelijk schoon te krijgen zijn; het moet duurzame investering zijn. Gevraagd wordt of het een optie is om minder banken per baan te doen bv 3 in plaats van 4 nu de banken alleen bij toernooien worden gebruikt. Dit idee wordt meegenomen. Alle suggesties kunnen gedaan worden bij Jan. Rookvrije club; Piet zit in een werkgroep over de “ rookvrije club”. Het is vooral nadenken over rookvrij terras, accommodatie enz. Je kunt zeggen terras niet roken of accommodatie rookvrij. Er wordt nog af en toe gerookt. MHC is rookvrij; atletiek is rook vrij. Het moet wel gefaseerd worden, kunnen stappen erin maken, het kan zijn hoek maken waar je kunt roken, niet meer op terras, op termijn rookvrij. In Nijmegen zijn er 12 verenigingen rookvrij, in Wijchen 2 van de 70 verenigingen. Vanuit de leden wordt aangegeven dat er nog maar weinig mensen roken en dat je makkelijk kunt zeggen dat de club rookvrij wordt. Een eerste stap is een rookvrij terras. Of rookvrij tijdens jeugdtoernooien. Petra geeft aan dat er al weinig gerookt wordt tijdens jeugdtoernooien. De jeugd zelf rookt niet, de ouders roken bijna niet. Voor iedereen zouden dezelfde regels moeten gelden, ook om roken te ontmoedigen. 53% van de jongeren tussen 18 en 23 jaar rookt. Er wordt vanuit de ledenvergadering aangegeven dat het over opvoeden van kinderen gaat, dit gaat dan niet alleen over roken maar ook snoepen. Tijdens de competities kreeg de jeugd consumpties bonnen en kocht daar snoep en chips voor. Petra geeft aan dat de jeugdcommissie deze bonnen niet meer geeft in 2020; er wordt een lunch aangeboden. Er wordt door de meerderheid van de ALV aangegeven dat men eigenlijk een volledig rookvrije club wil. Voorgesteld wordt om tot 1 januari 2021 een plek te creëren waar gerookt kan worden en vanaf 1-1-2021 is de club rookvrij. De meerderheid van de ALV is hiervoor dus dit besluit wordt zo aangenomen. Lokaal sportakkoord: Er komt ondersteuning vanuit de gemeente voor verenigingen; daar is bedrag voor vrij gemaakt. Grootven gaat inzoomen op ouderenbeleid, o.a. jeu de boules en nordic walking. Vormer wil bestuurlijk zaken op orde krijgen. Haanenbergh wil zomertennis gaan promoten om bv voetballers in de zomer kwartaallid te maken en binnen te halen, ledenwerfactie; de vraag vanuit de ledenvergadering komt op of begeleiding er dan is. Er is Tennis Challenge, 3 maanden gratis lid voor KNLTB, geef ze 2-3 trainingen en meedoen met toernooien. Rondvraag. Er wordt gevraagd of er iets aan de toegangspoort gedaan kan worden omdat deze zwaar is om open te krijgen. Er zal naar gekeken worden of hier iets aan gedaan kan worden met het nieuwe sleutelplan of een drukknop. Opgemerkt wordt dat de lampen erg lastig uit te krijgen waren. Er bleek een antenne in het water te liggen die de WiFi aanstuurde en kortsluiting veroorzaakt. Dit is opgelost. Over de uitloting van de competitie wordt aangegeven dat er nu een vast team de dupe wordt omdat er een nieuw team van buitenaf lid geworden is. Zij zijn pas per 1 januari lid geworden. Vanuit het bestuur wordt aangegeven dat er 12 teams zich ingeschreven hebben voor de competitie waaronder 1 team die nieuw lid zijn. Zij hebben zich echter in oktober al aangemeld dat zij competitie wilden spelen. De regels zijn uitgelegd aan hen; ze wilden hier lid worden. Daar kunnen we niet omheen. Het team is ook volledig lid. Als er teveel teams zijn, dan wordt er geloot. Zo zijn de regels opgesteld. De KNLTB geeft aan dat men lid moet zijn in het jaar dat er competitie wordt gespeeld ook al is de inschrijving voor de competitie al eerder. Maar dit komt omdat de competitiecommissie de tijd wil hebben om iedereen goed in te schrijven. Vanuit de ledenvergadering wordt aangegeven dat de regel eigenlijk zou moeten zijn dat je lid moet zijn van de vereniging om je in te kunnen schrijven voor de competitie. De competitiecommissie zal naar de regels kijken en een voorstel doen richting het bestuur. Vanuit de ledenvergadering wordt gevraagd of er niet een paar man moeten kijken welke ideeën er kunnen zijn om meer leden te krijgen, bv om toernooien aantrekkelijk te maken of iets dergelijks. Nu er sprake is van een teruglopend ledenaantal. We nemen de vraag mee in het bestuur of er een denktank voor ingesteld zal worden. Met dank aan alle leden sluit Piet de ALV om 22.00 uur.